Puede que nos parezca obvio pero, una biblioteca no sería tal si no contara con unas instalaciones específicas que permitan tener espacio para las estanterías, la sala de lectura, otra sala donde puedan llevarse a cabo los cursos formativos, espacio para los ordenadores y, por supuesto, un espacio donde los bibliotecarios puedan desarrollar todas sus funciones.
También es necesaria la colección de material, ya sean libros, CD, DVD o recursos electrónicos, que forma el fondo de las bibliotecas y que, sin él, no podría llevarse a cabo su función más conocida porque, aunque no sea la única, la colección de una biblioteca es lo q termina acercándonos a ella y esto nos lleva a otro de los aspectos básicos de una biblioteca: los usuarios.
Sin nadie que haga uso de las instalaciones ni de la colección, las bibliotecas serían instituciones muertas, que no tendrán la necesidad de ampliar ni de mejorar sus servicios, porque no hay nadie que los aproveche. Los usuarios son el punto de reclamación de atención que se necesita para que haya un esfuerzo por parte de la entidad por mejorar. Además, si nadie va a consultar la colección ni visitar las instalaciones ¿para que están ahí?
Por último, lo que hace que una biblioteca funcione: los bibliotecarios. Ellos son lo que se encargan de comprar los nuevos libros y de las suscripciones a las revistas. Esto pueden hacerlo de diferentes formas. Pueden comprar libros basándose en las opiniones o recomendaciones de otras bibliotecas, en las materias que más consulten sus usuarios, en lo que pidan los profesores o jefes de departamentos, en el caso de las universidades, y también en las sugerencias que plantean los propios usuarios.
Una vez que se ha elegido lo que se va a comprar, los bibliotecarios también tienen que administrar el dinero con el que cuenta la biblioteca, para la adquisición de nuevos ejemplares, además de realizar la compra, estar pendiente de la recepción de las obras compradas y de todos los números de las revistas a las que se han abonado y, en caso de que algo no llegara en el estado esperado o de que, directamente, no llegara, también es el bibliotecario quien debe encargarse de las reclamaciones pertinentes.
Una vez acabado el proceso de compra, los bibliotecarios empiezan con el trabajo de descripción y catalogación de todos los documentos recibidos, para poder ponerlo al servicio de los usuarios, cuando ya este completamente registrado y localizado.
Hasta aquí, todas las funciones que realizan los bibliotecarios están relacionadas con la compra o la recepción de donaciones de nuevos documentos (cuando se dona algún material a una biblioteca, tiene que pasar por el mismo proceso de descripción, catalogación y registro que un documento nuevo.) pero, dentro de las funciones que tiene que hacer un bibliotecario también está crear una planificación a largo plazo y otra para ese mismo año, describiendo cuales son las líneas de actuación que va a seguir esa biblioteca, para administrarse bien el dinero y evitar posibles despilfarros ya que, según sea la planificación que presenten, se les puede adjudicar más o menos presupuesto para la compra de nuevos elementos que pasarán a la colección.
También son los bibliotecarios los que tienen que vigilar el estado de conservación de los libros, principalmente, porque, cuando hay ejemplares demasiado estropeados (pastas rotas, páginas sueltas…) tienen que retirarlos de la sala de consulta y, si es un libro que todavía se pueda comprar, tienen que volver a comprarlo y, si ya no se puede, tienen que mandarlos a talleres de restauración de documentos, ara que no termina por perder el ejemplar.
Como podéis ver, las funciones de los bibliotecarios van mucho más allá de colocar un libro en la estantería y la atención al público. Desempeñan tareas burocráticas, mecánicas y, sobre todo, necesarios para el funcionamiento de todas nuestras bibliotecas.
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